Manajemen proyek-sistem informasi manajemen

1.   Pentingnya Manajemen Proyek

Sistem informasi proyek memilika tingkat kegagalan yang tinggi. Hampir setiap organisasi, proyek sistem informasi memakan waktu dan biaya terlalu banyak. Ketika suatu sistem informasi gagal berfungsi dengan baik atau memakan biaya terlalu besar untuk dikembangkan, perusahaan mungkin tidak akan dapat memperoleh manfaat dari investasi sistem informasi mereka.

•       Proyek macet dan kegagalan sistem

Antara 30 dan 40 % dari semua proyek piranti lunak adalah proyek  “macet”  yang jauh melampaui proyeksi jadwal dan anggaran semula dan gagal berfungsi sesuai dengan yang telah ditentukan (Keil, Mann, dan Rai, 2000).

Sebuah sistem dirancang dengan antar muka pengguna yang buruk. Antar muka pengguna (user interface) adalah bagian sistem dimana pengguna akhir berinteraksi.

•       Sasaran manajemen proyek

Proyek adalah serangkaian aktifitas yang   berhubungan terencana untuk mencapai sasaran bisnis tertentu. Manajemen proyek mengacu pada penerapan pengetahuan, keahlian, perangakat teknik untuk mencapai sasaran tertentu dalam batasan anggaran dan waktu yang ditentukan.        Cakupan dalam manajemen proyek meliputi: waktu, biaya , kualitas dan resiko

Aktivitas manajemen proyek meliputi perencanaan pekerjaan, penilaian resiko, pengadaan sumber daya manusia dan bahan baku, penugasan, pengarahan aktivitas dll.

2.  Memilih Proyek

•      Struktur manajemen untuk proyek sistem informasi

Puncak struktur manajemen untuk proyeksi sistem informasi adalah kelompok perencanaan strategis perusahaan dan komite pengendali sistem informasi.

•      Menghubungkan proyek sistem dengan rencana bisnis

Organisasi mengembangkan rencana sitem informasi yang mendukung rencana bisnis keseluruhannya dan sistem-sistem strategis dimasukkan kedalam perencanaan tingkat tertinggi. Rencana berisi sasaran perusahaan dan menjelaskan bagaimana teknologi informasi akan mendukung pencapaian sasaran tersebut.

       

•       Analisis perusahaan dan faktor kunci keberhasilan

1.   Analisi perusahaan (Perencanaan sistem bisnis)

Analisi perusahaan menekankan bahwa kebutuhan informasi perusahaan dapat dipahami dengan cara memeriksa keseluruhan organisasi dari segi unit, fungsi, proses, dan elemen datannya.

2. Faktor kunci keberhasilan (critical succes factors)

Faktor kunci keberhasilan menekankan bahwa kebutuhan informasi organisasi ditentukan oleh sejumlah faktor kunci keberhasilan dari manajer. Csf dibentuk oleh industri, perusahaan, manajer dan lingkungan yang lebih luas. Metode utama yang digunakan adalah wawancara perorangan sebanyak 3 atau 4 dengan sejumlah manajer tingkat atas yang mengidentifikasi sasaran mereka dan CSF-nya. Kekuatan metode CSF adalah menghasilkan data yang lebih sedikit untuk dianalisis daripada analisis perusahaan

•      Menggunakan CSF untuk mengembangkan sistem

Manajemen CSF

•      Analisi Portofolio

Dapat digunakan untuk mengevaluasi proyek sistem yang sifatnya alternatif.  Analisis ini menginventaris semua proyek dan aset sistem informasi organisasi termasuk infrastruktur, kontrak organisasi, kontrak outsourcing dan lisensi.

•      Model Penilaian

Berguna untuk memilih proyek yang perlu memperhitungkan banyak kritetia. Model penilaian digunakan secara umum untuk mengkonfirmasi, merasionalisasi, dan mendukung keputusan alih-alih menjadi penentu final dala mwemilih sistem.

3      Menentukan Nilai Bisnis Sistem Informasi

•      Biaya dan manfaat sistem informasi

Manfaat berwujud dapat diukur dan diberikan nilai uang, sedangkan manfaat tak berwujud seperti layanan konsumen yang lebih efisin atau pengamilan keputusan yang lebih baik, tidak dapat diukur langsung tetapi dapat menghasilkan keuntungan dalam jangka panjang yang dapat diukur.

•      Penganggaran modal untuk sistem informasi

Adalah salah satu teknik mengukur nilai investasi dalam proyek investasi modal jangka panjang. Model penggangaran modal yang mendasar dalan evaluasi proyek teknologi informasi adalah :

        - metode pembayaran kembali

        - tingkat pengembalian atas investasi akuntansi

        - nilai sekarang bersih

        - tingkat pengembalian internal

•      Model penentuan harga opsi nyata

Model penetuan harga opsi nyata menggunakan  konsep dari penilaian opsi yang dipinjam dari industri keuangan. Opsi pada dasarnya adalah hak, bukan kewajiban, untuk melakukan tindakan dimasa depan. Kekurangan paling mendasar dari model ini adalah dalam memperkirakan semua variabel kunci yang mempengaruhi nilai opsi, termasuk arus kas yang diperkirakan dari aset dan perubahan-perubahan dalam biaya implementasi.

4 Mengelola Resiko Proyek

•      Dimensi resiko proyek

Tingkat resiko proyek dipengaruhi oleh beberapa dimensi resiko proyek, yaitu :

        1. ukuran proyek

        2. struktur proyek

        3. pengalaman dengan teknologi

Kesulitas teknologi adalah salah satu faktor resiko dalam proyek sistem informasi.

•      Manajemen perubahan dan konsep implementasi

•      Perubahan cara informasi didefinisikan, diakses yang digunakan untuk mengelola sumber daya organisasi sering menghasilkan pembagian kekuasaan dari kekuatan yang baru. Konsep implementasi dalam aktifitas organisasi yang berhubungan dengan penggunaan manajemen, dan rutinitas dari sebuah inovasi.

•      Mengendalian faktor risiko

Strategi dirancang untuk memastikan bahwa para pengguna memainkan peran yang tepat sepanjang periode implementasi dan untuk mengelola proses perubahan organisasional. Dalam mengelola resiko proyek meliputi identifikasi sifat, dan tingkat resiko yang dihadapi proyek.