Perancangan ulang proses bisnis Pada small business administration

PERANCANGAN ULANG   PROSES BISNIS

PADA SMALL BUSINESS ADMINISTRATION

    1.      Apa yang salah dengan system computer yang telah ada (ALCS) dan mengapa SBA memutuskan untuk menggantinya?

                   ALCS bukan merupakan system control pinjaman yang sesungguhnya, yang dapat menangani semua perincian pinjaman, melainkan hanyalah  system penelusuran yang  berantarmuka dengan mainframe lembaga SBA yang menjalankan sebuah program yang sesungguhnya mendanai dan menyebarkan pinjaman.

                   Sistem ini sudah ketinggalan zaman , tidak praktis tidak dapat diandalkan dan tidak memenuhi persyaratan keamanan IT saat ini. Karena ALCS bukan sitem kontrol pinjaman, sedangakan SBA membutuhkan sitem kontrol pinjaman yang dapat menangani semua perincian pinjaman.

                   Data dalam jumlah besar file-file kertas harus buat dan disimpan dimmana proses tersebut  sangatlah panjang, proses tersebut sangat lambat dan memakan waktu banyak.

                   SBA memutuskan menggantinya karena ingin menciptakan proses baru untuk mempercepat waktu dan membuat proses otomatis dan menyimpan file-file data elektronik, untuk membantu mempercepat proses pengumpulan data, serta mengurangi  kesalahan dalam pekerjaan

    2.      Apa tujuan dari reorganisasi ODA dan memusatkan  TI dalam satu kantor, dan memusatkan fungsi lain, seperti pusat panggilan, pada kantor lainnya?

                    Agar kantor kantor yang lama dapat fokus untuk melakukan tugas-tugas lainnya (membagi tugas) seperti memusatkan semua panggilan  di Buffalo, New York dan Kantor Fort  menjadi pusat pemrosesan dan penyebaran, dimana staf penyebaran dan legal benar-benar membuat dan menyebarkan pinjaman.                   Sebelumya SBA telah mengorganisir lembaga ke dalam wilayah regional . Mereka telah mendirikan empat lembaga di seluruh negara yang memiliki infrastruktur IT yang berbeda . Setiap pusat adalah duplikat dari yang lain . banyak  dokumen hilang , data dimasukkan salah atau beberapa kali .SBA menyia-nyiakan banyak waktu mencoba untuk mengirim dokumen bolak-balik ,SBA menyadari bahwa system ini tidak efisien dan memutuskan untuk memusatkan setiap proses untuk satu wilayah untuk memiliki kontrol yang lebih baik dari proses dan menjadi lebih efektif dan efisien . Selain itu, untuk mengurangi banyaknya file yang hilang, terjadi duplikasi, perhitungan yang salah yang menyebabkan penundaan dalam proses permohonan. 

   3.      Apa saja cara yang dapat dilakukan oleh lembaga ini dalam menggunakan sistem informasinya untuk memperbaiki proses permohonan, persetujuan, dan pemeliharaan pinjaman.

SBA dapat mengembangkan sistem yang memungkinkan para korban untuk melamar permohonan kredit secara online . Hal ini akan menghemat perusahaan  daalam hal banyak waktu dan uang karena perusahaan tidak perlu mendirikan pusat di berbagai lokasi bencana .Hal ini juga dapat mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk memproses aplikasi karena mereka akan menerima aplikasi secepat korban menyerahkan secara online .Melalui sistem ini mereka dapat memberikan persetujuan secara lebih cepat.