Manajemen perubahan pada PT. Kereta Api Indonesia

I.                   PENDAHULUAN

A.      Latarbelakang

Perubahan akan terjadi pada berbagai bidang kehidupan, baik individu, kelompok masyarakat, lembaga, organisasi, termasuk perusahaan. Perubahan yang dimaksud meliputi misalnya perubahan dalam perilaku, perubahan dalam sistem nilai, perubahan dalam metode dan cara bekerja, perubahan dalam peralatan yang digunakan, perubahan dalam cara berfikir, dan perubahan dalam hal bersikap. Perubahan juga bisa bermakna melakukan hal-hal dengan cara baru, memasang sistem baru, mengikuti prosedur-prosedur manajemen baru, penggabungan, melakukan reorganisasi, atau terjadinya peristiwa yang sangat mengganggu dan sangat signifikan. Perubahan dalam organisasi sangat penting dilakukan agar perusahaan dapat mempunyai daya saing sehingga perusahaan dapat bertahan dan tetap ada dalam interaksi dengan lingkungan luar.

Salah satu perusahaan yang melakukan perubahan adalah PT Kereta Api Indonesia (PT KAI). Direktur PT KAI mengetahui bahwa organisasi yang tidak dapat mengikuti perubahan dan permintaan pasar pasti akan hancur. Oleh karena itu berbagai inovasi digagas oleh direktur PT KAI demi memberikan pelayanan yang terbaik. Sebenarnya perubahan dan inovasi oleh PT KAI ini merupakan bagian dari self renewing system yakni sebuah sistem yang mempunyai mekanisme memperbarui dirinya sendiri sesuai perkembangan lingkungan internal dan eksternalnya.

B.       Rumusan masalah

1.    Bagaimana perubahan-perubahan yang dilakukan PT KAI ?

2.    Bagaimana dampak yang terjadi dengan adanya perubahan dari PT KAI ?

C.      Profil perusahaan

          PT Kereta Api Indonesia (Persero) adalah Badan Usaha Milik Negara Indonesia yang menyelenggarakan jasa angkutan kereta api. Layanan PT Kereta Api Indonesia (Persero) meliputi angkutan penumpang dan barang (Wikipedia, 2014). Adapun visi serta misi perusahaan adalah sebagai berikut:

·           Visi   : “Menjadi penyedia jasa perkeretaapian terbaik yang fokus pada pelayanan pelanggan dan memenuhi harapan stakeholders”

·           Misi   : “Menyelenggarakan bisnis perkeretaapian dan bisnis usaha penunjangnya melalui praktik bisnis dan model organisasi terbaik untuk memberikan nilai tambah yang tinggi bagi stakeholders dan kelestarian lingkungan berdasarkan empat pilar utama yaitu : Keselamatan, Ketepatan waktu, Pelayanan dan Kenyamanan”.

D.      Sejarah singkat perusahaan

       Seusai Proklamasi Kemerdekaan Indonesia dikumandangkan pada 17 Agustus 1945, karyawan perusahaan kereta api yang tergabung dalam Angkatan Moeda Kereta Api (AMKA) mengambil alih kekuasaan perkeretaapian dari Jepang. Pada tanggal 28 September 1945, kekuasaan perkeretaapian berada di bawah tangan bangsa Indonesia yang ditegaskan oleh pembacaan pernyataan sikap oleh Ismangil dan sejumlah anggota AMKA, sehingga sudah tidak ada campur tangan oleh Jepang. Maka pada tanggal 28 September 1945, ditetapkan sebagai Hari Kereta Api serta dibentuknya Djawatan Kereta Api Repoeblik Indonesia (DKARI). Nama DKARI kemudian diubah menjadi Perusahaan Negara Kereta Api (PNKA). Nama itu diubah lagi menjadi Perusahaan Jawatan Kereta Api (PJKA) pada tanggal 15 September 1971. Pada tanggal 2 Januari 1991, nama PJKA secara resmi diubah menjadi Perusahaan Umum Kereta Api (Perumka) dan semenjak tanggal 1 Juni 1999 diubah menjadi PT Kereta Api Indonesia (Persero) sampai sekarang.

II.                PEMBAHASAN

A.      Konsep Perubahan

1.      Perubahan Organisasi

   Perubahan adalah sesuatu yang biasa terjadi dalam sebuah organisasi. Menurut Kurt Lewin dalam Coram dan Bernard (2001) perubahan organisasi merupakan suatu proses yang sistematis yakni perubahan dari sebuah topik yang hanya menarik untuk beberapa akademisi dan praktisi menjadi suatu topik yang menarik untuk para eksekutive perusahaan untuk kelangsungan hidup organisasi.

Perubahan dalam organisasi dibedakan ke dalam dua jenis, antara lain :

a.         Perubahan operasional, yaitu perubahan yang bersifat parsial dan umumnya tidak menimbulkan dampak yang besar bagi unit-unit lain. Misalnya perubahan kemasan produk dan seragam karyawan.

b.         Perubahan strategis, yaitu perubahan yang menimbulkan dampak luas dan memerlukan unit-unit terkait, atau bahkan seluruh komponen perusahaan. Jika satu komponen diubah maka komponen yang lain akan ikut berubah. Macam-macam perubahan strategis antara lain :

·      Perubahan budaya dan nilai-nilai dasar perubahan.

·      Perubahan arah/fokus bisnis.

·      Perubahan cara kerja untuk meningkatkan efisiensi, peningkatan penghasilan (revenue) atau pemakaian sumber daya-sumber daya.

Bagi daft (2004), perubahan strategis adalah sebuah perubahan yang cenderung radikal, dan perubahan operasional di nilai tak ubahnya sebagai perubahan incremental.

a.         Perubahan incremental adalah perubahan yang secara kontinyu dilakukan suatu organisasi untuk memelihara keseimbangan umum organisasi. Biasanya perubahan seperti ini dilakukan terbatas pada salah satu bagian organisasi dan dampaknya relatif hanya di rasakan oleh bagian itu sendiri. Misalnya, perbaikan mesin-mesin (introduksi mesin-mesin baru yang lebih efisien, lebih fleksibel).

b.         Perubahan radikal cenderung mengubah referensi, arah, dan kebijakan organisasi. Biasanya perubahan ini mentransformasi seluruh bagian institusi. Misalnya, perubahan struktur organisasi dari vertical-fungsional menjadi matrix, horizontal-teamwork.

2.      Kekuatan yang Mendorong Perubahan

Kekuatan-kekuatan lingkungan dimana organisasi mereka beroperasi secara konstan berubah dan mereka harus beradaptasi dengan perubahan-perubahan itu agar tetap survive. Perubahan-perubahan yang terjadi pada organisasi ditimbulkan oleh aneka macam kekuatan eksternal dan internal, yang sering kali berinteraksi hingga mereka saling memperkuat satu sama lainnya.

Menurut Kinicki dan Kreitner (2003) perubahan dapat dipicu oleh faktor-faktor :

a.         Faktor eksternal, pemicunya :

·      Karakteristik demografi, yang terdiri dari usia, pendidikan, gender, dan migrasi.

·      Peningkatan teknologi, berupa otomatisasi industry dan perkantoran.

·      Perubahan pasar, terdiri atas merger dan akuisisi.

·      Tekanan sosial dan politik, seperti terjadinya perang, krisis nilai dan krisis kepemimpinan.

b.         Faktor internal, pemicunya :

·      Masalah sumber daya manusia, berupa peningkatan kebutuhan, ketidakpuasan kerja, produktivitas, dan lain-lain.

B.       Perubahan yang Terjadi Pada PT. KAI

   1.      Perubahan Logo PT. KAI

       Perubahan logo pada PT KAI diinstruksikan oleh Ignasius Jonan selaku Direktur Utama PT KAI yang baru untuk mengawali langkah PT KAI ke dalam tingkat yang lebih tinggi lagi. Beliau bertanggungjawab atas kinerja PT KAI dan ingin menyebarkan semangat baru kepada semua insan PT KAI. Selama ini beliau melihat PT KAI cenderung bergerak lambat dan stagnan karena masih dibantu oleh dana negara, sehingga sulit untuk berkembang. Beliau merasa sudah saatnya PT KAI bergerak mandiri. Oleh karena itu, semangat “Bangun dan Lari!” segera disuarakan oleh beliau untuk menyadarkan semua insan PT KAI bahwa sudah sepantasnya PT KAI sebagai perusahaan jasa kereta api terbesar bergerak cepat dan mandiri tanpa bantuan pemerintah. Penyuaraan semangat baru ini ditandai dengan perubahan logo yang diresmikan pada tanggal 28 September 2011, tepat pada hari ulng tahun PT KAI yang ke 66.

       Selain itu, perubahan ini juga dilatarbelakangi oleh rencana pemerintah yang akan mendatangkan perusahaan swasta untuk masuk dalam industri perkeretaapian Indonesia, sehingga persaingan dalam memberi pelayanan terbaik akan terwujud dan monopoli perusahaan yang terjadi akan berakhir. Oleh karena itu, perubahan logo ini menjadi salah satu realisasi dari semangat “Bangun dan Lari!” yaitu sebuah langkah cepat yang diambil oleh PT KAI untuk mewaspadai adanya persaingan yang ketat dari perusahaan swasta lain dengan cara memperlihatkan citra yang lebih baik kepada masyarakat dengan lebih awal sebelum perusahaan swasta datang. Tujuan Perubahan Logo PT KAI Tujuan umum dari perubahan logo itu sendiri adalah PT KAI ingin menunjukkan kepada masyarakat luas bahwa PT KAI sudah berubah. PT KAI melakukan perubahan dalam bentuk restrukturisasi dan reformasi, sehingga berpengaruh dalam perubahan nilai, mindset serta budaya kerja dalam PT KAI itu sendiri.

Perubahan logo yang terjadi pada PT. KAI yaitu :

a.       Logo DKA, PNKA, dan PJKA (Tahun 1953 - Tahun1988)

Logo DKA, PNKA, dan PJKA (Tahun 1953 - Tahun1988) 

b.      Logo segilima warna biru PJKA (Tahun 1988- Tahun 1990)

      Logo segilima warna biru PJKA (Tahun 1988- Tahun 1990) 

c.       Logo Perumka dan PT Kereta Api (26 April 1991 - 28 September 2011)

Logo Perumka dan PT Kereta Api (26 April 1991 - 28 September 2011) 

d.      Logo PT Kereta Api Indonesia (28 September 2011-sekarang)

     Logo PT Kereta Api Indonesia (28 September 2011-sekarang)


Berdasarkan konsep yang telah dipaparkan diatas, perubahan logo yang dilakukan oleh PT KAI termasuk ke dalam perubahan operasional karena tidak menimbulkan dampak yang besar bagi unit-unit yng lain.

    2.      Perubahan Teknologi

       Setelah adanya sistem pemesanan tiket secara online, selanjutnya perubahan teknologi yang dilakukan oleh PT. KAI diantaranya adalah memberlakukan sistem ‘Self Check In’ atau cetak tiket secara mandiri. Hanya dengan memasukkan nomer booking  dan nomor identitas atau KTP, kemudian stasiun keberangkatannya, penumpang yang telah membeli tiket secara online atau melalui minimarket, bisa langsung mencetak tiketnya sendiri lewat printer atau mesin pencetak yang ada tanpa perlu antri di loket. Layanan self check in ini memudahkan pengguna KA dalam mendapatkan tiket. Penumpang yang sudah memesan tiket di cannel eksternal atau agen resmi dan sudah mendapatkan kode booking tidak perlu lagi antri di loket stasiun, bisa mencetak sendiri di sistem self check tersebut. Saat ini sistem ini baru tersedia di beberapa Stasiun besar di Indonesia.

       Perubahan sistem yang dilakukan oleh PT KAI ini merupakan perubahan strategis, dimana terdapat perubahan cara kerja untuk meningkatkan efisiensi, peningkatan penghasilan (revenue) dan pemakaian sumber daya teknologi untuk menerapkan sistem baru tersebut.

    3.      Perubahan Layanan

       Pada tahun 2009, PT KAI melakukan restrukturisasi terhadap 4 layanan  yaitu pelayanan, keamanan, kenyamanan, dan ketepatan waktu. Perubahan yang dilakukan olek PT KAI ini merupakan perubahan strategis yang cenderung radikal karena melakukan perubahan arah/focus bisnis.

C.      Faktor Pemicu Perubahan

                 Pergantian Direksi pada tahun 2009 membuat perusahaan menjadi semakin giat dalam melakukan banyak perubahan dan perbaikan dalam berbagai aspek bisnis perusahaan, mulai dari perubahan struktur organisasi yang semula konvensional menjadi lebih modern, revitalisasi asset-asset perusahaan, pembenahan prosedur perusahaan, pengelolaan SDM perusahaan secara menyeluruh, dan lain-lain. Sebelumnya, kereta api dan stasiun di Indonesia identik dengan kekumuhan dan kesemrawutan, banyak keluhan dari masyarakat akan buruknya pelayanan PT KAI (DetikNews, 2011). Ditambah pula dengan adanya tekanan publik terkait dengan keamanan dan kenyamanan serta keselamatan transportasi kereta api. Namun, PT KAI belum juga menanggapi keluhan dari masyarakat untuk memperbaiki pelayanannya. Beberapa hal inilah yang menyebabkan PT KAI harus membuat perubahan – perubahan yang mampu membuat sistem operasional menjadi lebih baik.

                 Faktor pemicu perubahan yang dilakukan PT KAI merupakan faktor eksternal yang dikarenakan adanya tekanan sosial dari lingkungan.

D.      Hambatan dalam Proses Perubahan

          Dalam melakukan perubahan teknologi yang dilakukan PT KAI untuk penjualan tiketnya yaitu menggunakan sistem ‘Self Check In’ atau cetak tiket secara mandiri, ada beberapa hambatan yang dihadapi oleh perubahan ini, diantaranya adalah :

1.      Sistem ‘Self Check In’ atau cetak tiket secara mandiri belum menyeluruh di semua stasiun di seluruh Indonesia, hanya ada di beberapa stasiun besar saja.

2.      Sistem ‘Self Check In’ belum tersosialisasikan di semua kalangan masyarakat.

3.      Banyak pengguna kereta api yang masih bingung menggunakan sistem ini, dikarenakan memang karena sistem ini masih tergolong baru dan butuh pembelajaran untuk semua masyarakat yang akan menggunakannya.

    Itulah beberapa hal yang membuat perubahan untuk menggunakan sistem ‘Self Check In’ atau cetak tiket secara mandiri ini belum dilakukan secara menyeluruh.

E.       Dampak Perubahan

Dampak yang terjadi setelah adanya perubahan pada sistem penjualan tiket PT KAI yaitu menggunakan sistem ‘Self Check In’ adalah penumpang kereta api yang sudah memesan tiket di cannel eksternal atau agen resmi dan sudah mendapatkan kode booking tidak perlu lagi antri di loket stasiun, karena bisa mencetak sendiri di sistem self check tersebut. Hal ini membuat penumpang KA tidak perlu membuang banyak waktunya untuk antri di loket stasiun. Bagi PT KAI, adanya sistem ini mempermudah pekerjaan petugas karena semua telah dilakukan secara komputerisasi. 

   

III.             SIMPULAN

            Perubahan-perubahan yang dilakukan oleh PT Kereta Api Indonesia diantaranya adalah perubahan logo yang merupakan perubahan operasional yang tidak mempunyai dampak yang terlalu besar bagi unit-unit kerja yang lain, selain itu adanya perubahan teknologi yang digunakan yaitu menggunakan sistem baru ‘Self Check In’ atau cetak tiket secara mandiri yang tergolong perubahan strategis karena menggunakan cara kerja yang baru dengan menggunakan sumber daya teknologi. Selain itu, adanya restrukturisasi pada empat layanan yag dilakukan oleh PT KAI merupakan perubahan strategis yang berarah pada pengubahan fokus bisnis perusahaan.

            Penerapan berbagai perubahan ini memiliki hambatan yang berasal dari eksternal yaitu adanya tekanan sosial berasal dari lingkungan masyarakat yang membuat PT KAI harus beradaptasi dengan tuntutan tersebut dan melakukan perubahan-perubahan tersebut agar PT KAI menjadi semakin baik.



Baca juga drama terbaru korea milik saya