9.1 SISTEM
PERUSAHAAN
Di seluruh
dunia, perusahaan-perusahaan sekarang semakin terhubung, baik secara internal
maupun dengan perusahaan lain. Jika anda berbisnis, anda ingin menjadi lebih
baik dengan cara beraksi dengan cepat ketika melayani pesanan dalam jumlah
besar atau ketika pengiriman dari pemasok terlabat. Anda juga mungkin ingin
mengetahui dampak dari kejadian-kejadian ini terhadap setiap bagian bisnis dan
bagaimana bisnis dikerjakan pada setiap bagian waktu, terutama ketika anda
menjalankan perusahaan yang besar. Sistem perusahaan (enterprise system) menyediakan suatu integrasi untuk membuatnya menjadi
mungkin. Lihatlah cara kerja sistem perusahaan dan apa yang dapat dilakukannnya
bagi perusahaan.
APA
ITU SISTEM PERUSAHAAN?
Bayangkan
anda harus menjalankan bisnis berdasarkan informasi dari sepuluh atau bahkan
seratus bisnis data dan sistem yang tidak satupun diantaranya dapat
berkomunikasi satu sama lainnya. Bayangkan perusahaan anda mempunyai lini
produk besar yang berbeda, masing-masing dibuat dipabrik yang terpisah dan
masing-masing dengan bagian sistem pengendalian produksi, penggudangan, dan distribusi
dan distribusi yang terpisah dan tidak kometibel. Pembuatan keputusan anda akan
sering didasarkan pada laporan diatas kertas yang dibuat secara manual, bahkan
seringkali terlambat, dan ini akan menyulitkan kita untuk benar-benar memahami
apa yang telah terjadi dalam bisnis dalam secara keseluruhan. Anda akan mempunyai pemahaman
yang sangat buruk tentang probabulitas perusahaan secara keseluruhan, atau
biaya yang telah anda habiskan. Anda sekarang mempunyai gagasan yang baik
tentang bagaimana perusahaan membutuhkan sistem perusahaan yang khusus untuk
mengintegrasi informasi.
Bab 2
memperkenalkan sistem perusahaan, yang juga dikenal sebagai sistem perencanaan
sumber daya perusahaan (enterprise
resource planning-ERP), yang didasarkan pada modul peranti lunak yang
berintegrasi dan basis data pusat yang sama. Basis data mengumpulkan data dari
berbagai devisi dan departemen dalam perusahaan, dan dari sejumlah besar proses
bisnis yang penting dalam manufaktur dan produksi, keuangan dan akuntansi,
penjualan dan pemasaran, dan sumber daya manusia, membuat data tersedia untuk
aplikasi yang mendukung hampir aktivitas bisnis organisasi secara internal.
Ketika informasi yang baru dimasukkan oleh satu proses, informasi tersebut
dengan segera tersedia bagi proses bisnis lainnya (lihat figur 9-1).
Sebagai
contoh, jika petugas penjualan memasukkan pesanan velg ban, sistem
memverifikasi batas kredit pelanggan, menjadwalkan pengiriman, mengitentifikasi
rute pengiriman yang terbaik, dan menyimpan barang-barang yang diperlukan dari
persediaan. Jika persediaan tidak cukup untuk memenuhi pesanan, sistem
menjadwalkan untuk membuat lebih banyak velg,
memesan bahan dan komponen yang dibutuhkan dari para pemasoknya. Peramalab
penjualan dan produksi diperbarui dengan segera. Jurnal umum dan level kas
perusahaan secara otomatis diperbarui dengan informasi pendapatan dan biaya
dari pesanan. Pengguna dapat memasuki sistem dan mengetahui status pesanan
tersebut kapan saja ia menghendaki. Manajemen dapat memperoleh informasi pada setiap
bagian waktu tentang bagaimana bisnis tersebut beroprasi. Sistem juga
menghasilkan data keseluruhan perusahaan untuk analisis manajemen terhadap
biaya dan probabilitas produk.
PEARNTI
LUNAK PERUSAHAAN
Peranti
lunak perusahaan (enterprise software)
dibuat berdasarkan ribuan proses bisnis yang telah jelas yang mereflesikan
praktik-praktik terbaik. Praktik-praktik (best
prisce) adalah solusi dan metode penyelesaian masalah yang paling berhasil
dalam sebuah industri untuk mencapai tujuan bisnis secara konsisten dan
efektif. Praktik terbaik tibul dari dua sumber: perusahaan konsultasi yang
bekerja untuk berbagai perusahaan dalam sebuah industri dan peranti lunak
perusahaan yang mengembangkan kemampuan industri bekerja dengan berbagai klien.
Ketika perusahaan anda mempekerjakan perusahaan konsultasi atau perusahaan
peranti lunak perusahaan guna menolong anda dalam membuat sistem perusahaan
untuk anda sendiri, sebenarnya anda mempekerjakan dasar pengetahuan dari
praktik terbaik yang dikumpulkan perusahaan-perusahaan ini selama beberapa
tahun.
Perusahaan
yang mengimplementasikan peranti lunak ini akan harus memilih terlebih dahulu fungsi-fungsi
sistem yang akan digunakan dan kemudian memetakan proses-proses bisnis itu
keproses bisnis yang telah didefinisikan sebelumnya dalm pernti lunak. (Modul
pembelajaran yang pertama untuk bab ini menunjukan bagaimana peranti lunak SAP
menangani proses pembelian untuk suatu peralatan yang baru). Perusahaan akan
menggunakan tabel konfigurasi yang
diselesaikan oleh peranti lunak terseut untuk menyesuaikan aspek tertentu dalam
sistem kepada penerapannya dalam bisnis. Sebagi contoh, perusahaan dapat menggunakan
tabel ini untuk memilih apakah tabel ini melacak pendapatan berdasarkan lini
produknya, unit geogravisnya, atau jalur distribusinya.
Jika
peranti lunak perusahaan tidak mendukung cara organisasi tersebut menjalankan
bisnisnya, perusahaan dapat menulis ulang beberapa peranti lunak untuk
mendukung cara kerja proses bisnisnya. Namun, peranti lunak perusahaan biasanya
sangat kompleks dan perubahan yang ekstensif mungkin akan mengurangi kinerja
sistem, membahayakan informasi dan integrasi proses yang menjadi keuntungan
utama dari sistem. Jika ingin mendapatkan keuntungan maksismum dari peranti
lunak perusahaan, perusahaan harus mengubah cara kerjanya agar sesuai dengan
proses-proses bisnis yang ada dalam peranti lunak.
Vendor
peranti lunak perusahaan yang besar antara lain SAP, Oracle ( dengan akuisisi
dari PeopleSoft), SSA, Global, Lawson Software, dan Microsoft (yang menjual
peranti lunak Dynamics). Terdapat versi
peranti lunak perusahaan yang dirancang untuk usaha kecil dan versi yang
didapatkan melalui penyedia layanan aplikasi di Web. Walaupun pada awalnya
dirancang untuk mengoptimisasi proses bisnis internal kantor belakang (bagian
administrasi), sistem perusahaan telah menjadi lebih berorientasi secara
eksternal dan mampu berkomunikasi dengan pelanggan, dan organisasi lainnya.
NILAI
BISNIS SISTEM PERUSAHAAN
Sistem
perusahaan mentediakan nilai baik dengan meningkatkan efisiensi oprasional dan
menyediakan informasi perusahaan secara luas untuk membantu para manajer untuk membuat
keputusan yang lebih baik. Perusahaan besar dengan berbagai unit operasi pada
lokasi yang berbeda dengan menggunakan sistem perusahaan untuk menjalankan
pengerjaan standar dan data sehingga
sehingga setiap orang dapat menjalankan bisnis dengan cara yang sama diseluruh
dunia.
Coca-cola,
contohnya, telah mengimplementasikan sistem perusahaan Sap untuk
menstandarlisasikan dan mengordinasikan proses-proses bisnis yang penting di
200 negara. Kurangnya standar dan proses bisnis perusahaan secara luas
menyebabkan perusahaan tidak memiliki daya ungkit untuk membeli secara global
untuk mendapatkan harga yang lebih rendah untuk bahan mentah dan untuk beraksi
secara cepat untuk perubahan pasar.
Sistem
perusahaan membantu perusahaan cepat merespons permintaan pelanggan untuk
informasi atau produk. Karena sistem tersebut mengintegrasikan data pemesanan,
produksi, dan pengiriman, bagian produksi menjadi lebih terarah dalam
memproduksi hanya barang-barang yang telah dupesan pelanggan, membeli sejumlah
komponen atau bahan mentah yang benar-benar tepat untuk memenuhi pesanan,
membagi produksi menjadi beberapa tahapan, dan meminimalkan waktu suatu
komponen atau barang jadi masuk kepersediaan.
9.2
SISTEM MANAJEMEN RANTAI PASOKAN
RANTAI
PASOKAN
Rantai
pasokan (supply chain) perusahaan adalah jaringan organisasi dan proses
bisnis untuk mendapatkan bahan mentah, mengubah bahan mentah ini menjadi barang
setengah jadi atau barang jadi, dan mendistribusikan barang jadi kepada
pelanggan. Rantai pasokan menghubungkan pemasok, pabrik, pusat distribusi, toko
eceran, dan pelanggan untuk menyediakn brang dan jasa dari sumber melalui
konsumsi. Bahan baku, informasi, dan pembayaran mengalir melalui rantai pasokan
kedua arah.
Barang
mula-mula berasal dari barang mentah, ketika bergerak melalui rantai pasokan,
diubah menjadi barang setengah jadi (juga di anggap sebagai komponen atau
bagian), dan akhirnya menjadi barang jadi. Barang jadi dikrimkan kepada pusat
didtribusi dan dari pusat distribusi kepada pengecer dan pelanggan. Barang yang
di kebalikan mengalir ke arah yang berlawanan: dari pembeli kembali ke penjual.
Sebagai
contoh, lihat rantai pasokan untuk sepatu Nike. Nike merancang, memasarkan, dan
menjual sepatu, kaos kaki, pakaian olahraga, dan aksesoris ke seluruh dunia.
Pemasok utamanya adalah perusahaan-perusahaan manufaktur yang dikontrak dengan
pabriknya di Cina, Thailand, Indonesia, Brazil, dan negaralainnya.
Perusahaan-perusahaan ini menciptakan barang jadi dari Nike.
Para
pemasok yang dikontrak Nike tidak membuat sepatu dari nol, mereka mendapatkan
komponen bagi sepatu-tali sepatu, lubang tali, sol lapisan atas, dan sol-dari
para pemasok lainnya dan mereka membuat bahan komponen-komponen menjadi sepatu
yang sudah jadi. Pemasok-pemasok ini juga mempunyai pemasok untuk mereka
sendiri. Sebagai contoh, pemasok sol mempunyai pemasok untuk karet sintetis,
pemasok bahan-bahan kimia yang digunakan untuk melelehkan karet agar mudah
dibentuk. Pemasok tali mempunyai pemasok untuk benang, pewarna, dan ujung tali
yang terbuat dari plastik.
Figur 9-2
menyediakan ilustrasi yang disederhanakan dari rantai pasokanNike untuk sepatu.
Gambar tersebut menggambarkan aliran informasi dan bahan baku di antara,
pemasok, nike dan distributor, pengecer, dan pelanggan Nike.
Perusahaan-perusahaan yang dikontrak Nike merupakan pemasok utamanya. Pemasok
barang seperti sol, lubang tali, sol bagian atas, dan tali sepatu merupakan
pemasok sekunder (Tingkat 2). Pemasok dari para pemasok ini merupakan pemasok
tersier (Tingkat 3).
Porsi hulu
dari rantai pasokan ini meliputi pemasok perusahaan, pemasok untuk para
pemasok, dan proses membina hubungan dengan mereka. Porsi hilir terdiri atas
berbagai organisasi dan proses untuk mendistribusikan dan menyampaikan produk
kepada pelanggan akhir. Perusahaan yang melaksanakan proses produksi seperti
pemasok yang dikontrak Nike untuk sepertaunya, juga mengatur proses rantai
pasokan internalnya sendiri untuk menguabah bahan baku, komponen, dan jasa,
yang di berikan oleh pemasoknya sendiri, menjadi bahan jadi atau prosuk
setengah jadi (komponen atau bagian) untuk pelanggannya dan untuk mengelola
bahan baku dan persediannya.
INFORMASI DAN MANAJEMEN RANTAI PASOKAN
Berbagai inefisiensi dalam rantai pasokan, seperti
kuranggnya bahan, penggunaan kapasitas pabrik yang rendah, persediaan barang
jadi yang terlalu banyak, atau biaya transportasi yang tinggi, disebabkan oleh
informasi yang tidak akurat atau tidak tepat waktu. Sebagai contoh, perusahaahn
manufaktur mungkin menyimpan terlalu banyak barang dalam persediaan karena
tidak tahu secara pasti kapan perusahaan menerima pengiriman selanjutnya dari
pemasoknya . pemasok mungkin memesan bahan mentah yang terlalu sedikit, karena
tidak mempunyai informasi yang tepat mengenai permintaan. Inefisiensi rantai
pasokan ini telah membuang 25 persen dari seluruh biaya oprasioanal perusahaan.
Jika produsen memiliki informasi sempurna tentang berapa banyak unit produk
yang diinginkan pelanggan, kapan mereka menginginkannya, dan kapan dapat
dipreoduksi, maka mungkin strategi just
in-time yang sangat efisien akan dapat diimplementasikan. Komponen-komponen
akan datang tepat waktu dalam jumlah yang tepat ketika dibutuhkan, dan barang
jadi akan dikirimkan sesaat setelah barang meninggalkan lini perakitan.
Namun pada rantai pasokan, beberapa ketidakpastian muncul
karena berbagai kejadian tidak dapat diramalkan – permintaan produk yang tidak
pasti, pengiriman yang terlambat dari pemasok, bagian atau bahan mentah yang
cacat, ayau proses produksi yang berhenti. Untuk memuaskan pelanggan, produsen
biasanya mengatasi ketidakpastian dan kejadian-kejadian yang teramalkan lainnya
dengan menyimpan bahan baku atau produk yang lebih banyak pada persediaan
daripada yang sebenarnya dibutuhkan. Stok pengaman ini bertindak sebagai
penyangga untuk kurangnya fleksibelitas pada rantai pasokan. Walaupun kelebihan
persediaan itu mahal, tingkat pengisihan yang rendah juga memakan biaya tinggi,
karena bisnis akan merugi bila ada pemesanan yang dibatalkan.
Salah satu masalah yang sering muncul dalam manajemen
rantai pasokan adalah bullwip (bullwip efect), di mana informasi
mengenai permintaan suatu produk menjadi terubah ketika melewati satu entitas
ke entitas selanjutnya di sepanjang rantai pasokan. Kenaikan yang sedikit pada
pada permintaan sebuah barang mungkin menyebabkab unit0unit yang berbeda pada
rantai pasokan – distributor, pabrik, pemasok, pemasok sekunder (pemasok dari
pemasok), dan pemasok tersier (pemasok dari pemasoknya pemasok) – untuk
menimbun persediaan sehingga masing-masing mempunyai persediaan yang cukup
untuk “berjaga-jaga”. Perusahaan ini bergejolak disetiap rantai pasokan,
sehingga apa yang awalnya perubahan yang kecil dalam pemesanan yang telah
dilaksanakan menjadi berdampak besar, menyebabkan membengkaknya biaya persediaan,
produksi, gudang, dan pengiriman. (lihat figur 9.3)
Sebagai contoh, procter & Gamble ( P&G) mendapati
bahwa persediaan popok pempersnya sangat berlebihan dibanyak titik dibanyak
rantai pasokannya karena adanya distrorsi informasi. Walaupun jumlah yang
dibeli pelanggan di toko-toko umumnya stabil, pemesanan dari distributor akan
meningkat ketika P&G menawarkan promosi harga yang agresif.
Komponen-komponen pampres dan popok pampres terakumulasi di gudang disepanjang
rantai pasokan untuk memenuhi permintaan yang sebelumnya tidak ada. Untuk
mengatasi masalah ini, P&G merevisi proses pemasaran, penjualan, dan rantai
pasokannya dan menggunakan peramalan permintaan yang lebih akurat (Lee,
Padmanabhan, dan Wang 1997).
Efek bullwip ini
dapat dikurangi dengan cara mengurangi ketidakpastian tentang permintaan dan
penawaran ketika seluruh anggota rantai pasokan berbagi informasi dinamis
mengenai jumlah persediaan, jadwal, peramalan, dan pengiriman, mereka akan
mempunyai pengetahuan yang lebih tepat tentang bagaimana menyesuaikan
perencanaan sumber daya, produksi dan distribusi. Sistem manajemen rantai
pasokan menyediakan informasi yang membantu anggota rantai pasokan membuat
keputusan tentang pembelian dan penjadwalan yang lebih baik.
Informasi yang tidak
akurat dapat menyebabkan fluktuasi kecil pada permintan produk menjadi
diperkuat ketika bergerak mundur sepanjang rantai pasokan. Fluktuasi kecil pada
penjualan eceran produk dapat menyebabkan kelebihan persediaan pada distributr,
pabrik, dan pemasok.
APLIKASI
MANAJEMEN RANTAI PASOKAN
Peranti lunak rantai pasokan diklarifikasikan menjadi
peranti lunak untuk membantu bisnis merencanakan rantai pasokannya (
perencanaan rantai pasokan) atau peranti lunak untuk membantu bisnis
menjalankan langkah-langkah rantai pasokan (pelaksanaan rantai pasokan). Sistem
perencanaan rantai pasokan (supply chain
planning sistem) membuat perusahaan dapat membuat peramalan permintaan bagi
suatu produk dan untuk mengembangkan
perencanaan sumber daya dan peroses prosuksi untuk produk tersebut. Sistem
tersebut membantu perusahaan mengambil keputusan operasional yang lebih baik,
seperti menentukan beberapa banyak suatu produk harus dibuat dalam suatu
periode waktu; menentukan tingkat persediaan untuk bahan mentah, barang
d=setengah jadi, dan barang jadi; menentukan dimana harus menyimpan barang
jadi; dan mengidentifikasi berbagai jenis transportasi yang digunakan untuk
pengiriman.
Sebagai contoh, jika seorang pelanggan besar memesan dalam
jumlah yang lebih besar dari biasanya, atau mengubah pesanan tersebut dalam
jangka pendek, hal tersebut dapat menimbulkan dampak luas diseluruh rantai
pasokan. Tambahan bahan mentah atau campuran bahan mentah yang berbeda mungin
perlu dipesan lagi dari pemasok. Pabrik mungkin mengubah penjadwalan kerja.
Bagian transportasi mungkin perlu menjadwal ulang pengirimannya. Peranti lunak
perencanaan rantai pasokan membuat penyesuaian-penyesuain yang diperlukan pada
perencanaan produksi dan distribusi. Informasi tentang perubahan ini dibagikan
kesemua anggota rantai pasokan yang relevan sehingga pekerja mereka dapat
dikoordinasikan. Salah satu fungsi perencanaan rantai pasokan yang paling
penting dan kompleks adalah perencanaan pemintaan (deman planning), yang
menentukan berapa banyak produk yang diperlukan oleh perusahaan untuk memenuhi
seluruh permintaan pelanggan.
MANAJEMEN
RANTAI PASOKAN DAN INTERNET
Sebelum adanya internet, koordinasi rantai pasokan
terhambat oleh kesulitan dalam membuat informasi bergerak secara perlahan di
berbagai sistem rantai pasokan internal yang berbeda-bedauntuk pembelian,
manajemen bahan mentah, produksi, dan distribusi. Kesulitan lainnya adalah
dalam berbagi informasi dengan rantai pasokan eksternal karena sistem pemasok,
distributor, atau penyedia logistik, didasarkan pada standar dan platform teknologi
yang tidak kompatibel. Sistem perusahaan dapat menawarkan berbagai intefrasi
proses rantai pasokan internal tetapi sistem tersebut tidak dirancang
untuk menangani proses rantai pasokan
eksternal.
Beberapa fungsi integrasi rantai pasokan ditawarkan dengan
harga rendah menggunakan teknologi internet. Perusahaan-perusaan menggunkan intranet untuk meningkatkan koordinasi
antara proses-proses rantai pasokan internal mereka, dan ekstranet mengordinasi proses-proses rantai pasokanyang digunakan
bersama mitra bismis mereka (lihat figur 9-4).
Dengan menggunakan internet dan ekstranet, seluruh anggota
rantai pasokan dengan mudah berkomunikasi satu sama lain menggunakan informasi
yang terbaru untuk menyesuaikan pembelian, logistik, produksi, pengepakan, dan
penjadwalan. Seorang manajer akan menggunkan tampilan Web untuk masuk ke dalam
sisitem pemasok untuk menentukan apakah persediaan dan kemampuan produksi
mereka dapat memenuhi permintaan untuk produk perusahaan tersebut. Mitra-mitra
bisnis akan menggunakan perangkat manajemen rantai pasokan berbasis Web untuk
berkolabirasi secara online dalam membuat peramalan. Petugas penjualan
dapat mengakses jadwal produksi pemasok dan informasi logistiknya untuk
memantau status pesanan pelanggan. Kebanykan perusahaan sekarang ini memakai
pemasok dari berbagai negara dan internet membantu mereka mengoordinasikan
pengolahan sumber diluar negri, transportasi, komunikasi, keuangan, dan
kepatuhan terhadap peraturan bea cukai.
RANTAI
PASOKAN YANG DIPENGARUHI PERMINTAAN:
DARI
PRODUKSI DORONG HINGGA TARIK DAN RESPONS PELANGGAN YANG EFISIEN
Sistem manajemen rantai pasokan yang lama lebih banyak
ditentukan oleh model dorong (yang juga dikenal sebagai model build-to-stock).
Dalam model dorong (push-based model), jadwal produksi utama didasarkan pada
peraalan atau tebakan berbagai mengenai permintaan produk, dan prouk-produk
dengan demikian menjadi “didorong” kepada pelanggan. Dengan arus informasi baru
yang dimungkinkan oleh adanya perangkat-perangkat berbasis web, manajemen
rantai pasokan lebih mudah akan mengikuti model tarik. Dalam model tarik
(pull-based model), yang juga dikenal sebagai model yang digerakkan oleh
permintaan atau build-to-order, pesanan dari pelanggan akan menyebabkan
kejadian-kejadian dalam rantai pasokan. Pihak produsen hanya menggunakan
informasi permintaan pesanan yang aktual untuk mendorong penjadwalan produksi
mereka dan pembelian dari komponen dan bahan mentah seperti yang diilustrasikan
pada figur 9-5.
Internet dan teknologi internet memungkinkan perpindahan
dari rantai pasokan berurutan, dimana informasi dan material mengalir secara
berurutan dari perusahaan keperusahaan kebeberapa rantai pasokan yang
berlangsung bersamaan. Sistem ini memungkinkan komunikasi yang simultan dan
multidireksional mengenai persediaan, pemesanan, dan kapasitas setiap
anggotanya, mengoptimalkan aktivitas dari masing-masing perusahaan dan kelompok
perusahaan yang berinteraksi dalam pasar e-commerce (plihat figur9-6)
0 komentar :
Posting Komentar