Mengatasi kualitas data : BT Group, Emerson, Cintas, Bank of America

1.      Akibat dari masalah kualitas data :

BT Group	Emerson	Cintas	Bank of America
œ  Data persediaan yang buruk dan kesalahan penagihan  pelanggan menghalangi interaksi perusahaan dengan pemasok dan pelanggan selain itu waktu yang terbuang untuk mengoreksi data.	œ  Emerson harus memensiunkan gudang data barunya yang dirancang untuk menganalisa aktivitas pelanggan untuk meningkatkan pelayanan dan pemasaran  karrna gudang tersebut penuh dengan data yang tidak akurat dan berlebihan.	œ  Tantangan mengenai penggabungan dat dari berbagai operasi bisnis. Data  pelanggan di daftarkan di berbagai basis data  dengan variasi  pada nama dan alamat sehingga mereka diidentifikasi sebagai orang-orang yang berbeda.	œ  Perusahaan harus memeriksa ulang gudang data untuk memenuhi standar Patriot Act agar mematuhi  aturan anti  pencucian uang

Faktor Manajemen, Organisasi, Teknologi yang menyebabkan masalah di atas :

Perusahaan	Manajemen	Organisasi	Teknologi
BT Group	œ  Setiap lini bisnis utama BT Group tidak dapat membuktikan bahwa mereka dapat mengurus data yang telah dipercayakan kepada mereka. Sehingga setiap lini bisnis dipilih seorang jagoan kualitas data untuk memimpin sebuah forum manajemen informasi.	œ  Kurangnya jaringan pusat  dalam organisasi sebagai  titik-titik pengumpulan data.	œ  Saat BT Group  mengalami masalah  pada kualitas datanya disebabkan karena  belum adanya suatu perangkat  dan software atau sistem yang baik untuk menangani masalah tersebut.
Emerson	œ  Kurangnya perencanaan manajemen pergudangan. Kelompok penjualan pada kenyataanya tidak semua mencantumkan nama dan alamat pelanggan serta lokasinya.	œ  Perusahaan  kelas dunia dengan perbedaan budaya dari perusahaan-perusahaan yang telah di akuisisi emerson mengenai banyaknya cara perusahaan perusahaan tsb memasukkan data penawaran, pembayaran pengiriman .	œ  Belum adanya peranti lunak untuk memusatkan / menggabungkan data informasi pelanggan yang berasal dari berbagai system pemrosesan transaksi dari Eropa, Asia danlainnya di seluruh dunia. œ
Cintas	œ  Perusahaan mempunyai banyak operasi bisnis  tetapi belum dapat manggabungkan datanya dari berbagai operasi bisnis tsb secara efektif.	œ  Divisi untuk lini-lini bisnisnya tidak dapat menyesuaikan data-data pelanggan yang bervariasi sehingga banyak dijumpai pelanggan yang sudah ada di identifikasi sebagai pelanggan baru.	œ  Perusahaan memiliki berbagai sistem basis data yang dahulu digunakan  dan system ini menyebabkan kualitas datanya rendah karena system akan mengidentifikasi  dua pelanggan berbeda dengan nama mirip seolah olah sebagai satu orang pelanggan.
Bank of America	œ  Bank tersebut sebelumnya tidak membangun seperangkat praktek umum untuk mengambil, mengintegrasikan dan mengolah data.	œ  Minimnya jaringan / hubungan dari Setiap unit bisnis dan  departemen informasi  untuk memecahkan masalah kualitas data bersama.	œ  Saat  masalah ini terjadi, perusahaan belum mempunyai perangkat pembuatan profil dan pencocokan data untuk memeriksa dan mengoreksi data yang dikirim ke gudang data

2. Cara memecahkan masalah kualitas data?

BT Group	Emerson	Cintas	Bank of America
œ  cara yang dilakukan perusahaan adalah dengan cara memilih seorang JAGON  kualitas data dari setiap lini bisnis utama untuk memimpin sebuah forum manajemen informasi , serta memusatkan manajemen data dan mengembangkan sebuah metodologi kulitas data , menggunakan peranti dari Trilium software untuk menjaga kualitas datanya.	œ  Menggabungkan data dari dari berbagai operasi bisnis mengenai informasi pelanggan dari data penawaran, pembiayaan dan pengiriman dihubungkan  dengan catatan transaksional  yang terkait, record yang ada duplikasinya dihilangkan dengan menggunakan perangkat dari Group I, peranti lunak khusus dan manual.	œ  Menggabungkan data pelanggan dalam gudang data dari berbagai operasi bisnis dengan memasang  peranti lunak manajemen kualitas dari Dataflux untuk  mengidentifikasi berbagai record ganda mengenai pelanggan dan menstandarisasikan data pelanggan yang dikumpulkan setiap bulan dari setiap basis data divisi.	œ  Untuk  meningkatkan data harus adanya suatu organisasi yang baik antara satu dengan yang lainnya maka dari itu harus dimulai dengan cara manajemen menunjuk para penjaga data di setiap unit bisnis dan departemen sistem informasi tersebut untuk bertemu setiap bulannya dan memecahkan berbagai masalah kualitas data yang sedang terjadi

Faktor Manajemen, Organisasi, Teknologi yang harus diatasi

Perusahaan	Manajemen	Organisasi	Teknologi
BT Group	œ  meningkatkan interaksi perusahaan dengan pelanggan dan pemasok dengan memperbaiki kualitas data di pergudangan	œ  Memilih seorang ahli kualitas data dari setiap lini bisnis	œ  Memusatkan manajemen data dengan menggunakan perangkat dan pembuatan profil , pembersihan data untuk mengidentifikasikan  dan menghilangkan data yang salah secara kontinu
Emerson	œ  Sebagai perusahaan global, harus merancang data yang akurat dan tidak berlebihan, karena yang banyak data tersebut berasal dari  seluruh dunia	œ  Menstandarisasikan banyaknya cara dari perusahaan perusahaan yang telah diakuisisi Emerson mengenai memasukkan data penawaran, pembayaran pengiriman	œ  Menggabungkan data dari berbagai operasi bisnis yang berasal dari berbagai system pemrosesan transaksi dari Eropa, Asia dan lainnya di seluruh dunia.
Cintas	œ  Karena Perusahaan mempunyai banyak operasi bisnis  maka perlu jaringan komunikasi mengenai kualitas data, misal antara bagian pemasaran dan penjualan.	œ  lini-lini bisnisnya diharapkan harus dapat menyesuaikan data-data pelanggan yang bervariasi .	œ  Memperbaiki kualitas data digudang dengan peranti lunak agar record ganda pelanggan teratasi.
Bank of America	œ  Meningkatkan hubungan / jaringan komunikasi antara unit bisnis dan masing-masing departemen  mengenai kualitas datanya	œ  Pemeriksaan ulang mengenai kualitas data pada sistem data pusat secara berkala.	œ  Membuat peranti lunak untuk pencocokan data untuk memeriksa dan mengoreksi data yang di kirim ke gudang data.

3.      manajer bisnis melihat kualitas data sebagai masalah teknis….

Dalam masalah diatas alasan utama untuk kualitas data yang buruk adalah hasil dari proses yang tidak efektif untuk mengumpulkan data . Kualitas data sebagai masalah teknis  jelas terlihat pada :

1.      Cintas :  yakni data pelanggan yang didaftarkan dalam berbagai basis data dengan variasi pada nama, hal ini merupakan kesalahan proses ketika memasukkan data pelanggan.

2.      BT Group : Data persediaan yang buruk dan kesalahan penagihan  pelanggan, tidak ada pusat untuk setiap lini menyampaikan / memberikan data pelanggan unntuk system innformasi.

3.      Cintas : Pelanggan yang sudah ada di identifikasikan sebagai pelanggan baru yang menyebabkan bagian penjualan tidak percaya lagi dengan nama-nama yang diberikan oleh bagian pemasaran, hal ini menunjukkan tidak adanya koordinasi yang baik antara bagian pemasaran dan penjualan karena rendahnya kualitas data informasi pelanggan.

4.      Bank of America :       Minimnya suatu organisasi yang baik antara satu dengan yang lainnya di setiap unit bisnis dan departemen sistem informasi tersebut untuk bertemu setiap bulannya dan memecahkan berbagai masalah kualitas data yang sedang terjadi.

studi kasus dua kisah Thermos dan ResortCom

                    Perbandingan pengalaman Thermos dan ResortCom  berkaitan dengan ASP

A.    Pengalaman Thermos terkait sistem ASP :

             Perusahaan Thermos dalam mengilmplementasikan  peranti lunak Oracle yang disediakan oleh penyedia layanan aplikasi, mereka menerapkan  system Oracle ecara aslinya, tanpa merubah peranti lunak tersebut untuk membuatnya bekerja dengan proses bisnisnya (tidak memerlukan integrasi kompleks dengan system administrasi kantor). Proses ini ternyata membantu meningkatkan efisien dalam penyimpanan barang dan operasi persediaan , pemasaran dan manajemen merek serta proses keuangan.

B.     Pengalaman ResortCom terkait sistem ASP :

             Sedangkan Perusahaan ResortCom terkait dengan system ASP sebagai system manajemen hubungan pelanggan (customer relationship management- CRM) mereka menggunakan system CRM berdasarkan permintaan dari RightNow Technologies, mereka mengalami sedikit kesulitan karena mereka merubah/memodifikasi sitem dari RightNow yang asli  agar terintegrasi dengan baik dengan aplikasi perusahaan internal ResortCom sehingga mengakibatkan hilangnya waktu dalam pelaksanaan penerapan peranti lunak tersebut.

2. Menurut kami, pengalaman Thermos terkait ASP lebih menyenangkan dari pada pengalaman resortCom karena :

                   Peranti lunak yang diterapkan oleh Thermos adalah asli/murni dari penyedia layanan aplikasi mereka, mereka tidak merubah system tersebut untuk  melibatkan interaksi dengan program lain, namun ResortCom menggunakan  sebuah program yang disediakan oleh penyedia layanan aplikasi untuk berintegrasi dengan aplikasi perusahaan internal ResortCom untuk dapat menangani penjualan, pemasaran, dukungan pelanggan , dan analitis .

Faktor-faktor dari manajemen , organisasi dan teknologi yang dapat  menjelaskan perbedaan ini adalah :

A.    Faktor manajemen: 

            Perusahaan Thermos memutuskan untuk menerapkan sistem ASP yang ditawarkan untuk mendapatkan keuntungan dari pengalaman penyedia , untuk menghemat biaya dan waktu , sementara perusahaan ResortCom memutuskan untuk mengadaptasi sistem ASP dengan kebutuhan yang berbasis dalam kaitannya dengan pelanggan dan kebutuhan mereka,  terkait dengan aplikasi perusahaan internal.

B.     Faktor Organisasi : 

            Perusahaan Thermos  memerlukan system yang dapat membantu meninngkatkan efisiensi dalam penyimpanan barang dan operasi persediaan, pemasaran dan manajemen merk dan proses keuangan, perusahaan ini menghadapi tantangan serius  dari tingginya harga bahan baku dan target pemesanan dari pengecer besar.

            Sedangkan ResortCom membutuhkan system manajemen hubungan pelanggan (CRM) yang dapat menanganani penjualan, pemasaran bantuan pelanggan swalayan dan analitis (membagi-bagi tugas) dimana peranti lunak tersebut harus di integrasikan dengan aplikasi internal perusahaan.

C.     Faktor Teknologi :

Teknologi yang digunakan oleh Thermos adalah Oracle E-Business Suite on Demand, termasuk Oracle Management, dan Oracle Financials, semua dari Oracle, membantu Thermos untuk meningkatkan efisiensi dalam peyimpanan barang dan operasi persediaan, pemasaran dan manajemen merek, dan proses keuangan.

Sementara ResortCom  memerlukan integrasi kompleks dengan sistem back-office / aplikasi internal perusahaan yang berisis kontrak perusahaan, tagihan dan transaksi keuangan.

3.      Jika perusahaan Kami sedang mempertimbangkan pilihan untuk menggunakan penyedia layanan aplikasi , faktor-faktor  manajemen , organisasi dan teknologi yang harus dipertimbangkan ketika membuat keputusan adalah :

1.  Faktor manajemen  

              Kita harus mengetahui permasalahan dalam perusahaan yang kita miliki misalnya seperti efisiensi dalam pergudangan, efektifitas dalam pemesanan,  ketika perusahaan hanya ingin fokus pada proses bisnis inti tanpa membuang sumberdaya untuk mengoperasikan infrastruktur TI sendiri. Selanjutnya untuk mengetahui apa yang dibutuhkan perusahaan untuk mengatasi masalah diatas.

2. Faktor Organisasi

              Kesiapan mengenai seluruh sumber daya  dalam perusahaan termasuk SDM untuk mengoperasikan system ASP yang akan diterapkan. proses seperti yang kita terbukti lebih rumit untuk menyesuaikan bisnis kami untuk perangkat lunak, yang kita akan menghasilkan biaya tambahan yang tidak baik untuk perusahaan. Dalam sebagian besar perusahaan apa yang paling penting adalah biaya implementasi baru dari jenis ini , yang mengapa jika Anda akan membeli perangkat keras baru , yang terbaik adalah bahwa Anda membeli hanya fitur penting untuk memenuhi kebutuhan tersebut atau lainnya pilihan akan bersama tim sudah memiliki pakaian untuk tidak melakukan pembelian yang tidak perlu 

3. Faktor Teknologi

              Apakah system ASP yang akan diterapkan memerlukan integrasi yang kompleks dengan system kantor administrasi perusahaan? perangkat lunak harus beradaptasi dengan proses bisnis perusahaan bukan sebaliknya. kemudahan dalam instalasi, operasi dan pemeliharaan berdasarkan pengalaman perusahaan lain yang sudah menggunakan peranti lunak yang disediakan ASP.